随着对学术成果数字化管理和利用的不断加强，学术论文格式的规范化编排，愈益受到重视和强调，其中，学术论文中关键词的标引是一个重要的环节。但由于不少作者以及部分编辑者对于关键词的作用和正确标引方法不甚了解，所标引的关键词不规范，致使学术成果不能被学术信息检索系统有效检索并得到有效的传播和利用。因而，了解关键词的标引规范，正确标引关键词，是学术论文作者和编辑者应该掌握的一项基本业务技能。
为了使学术论文的编写格式规范化，国家有关标准和规范都对学术论文中关键词的作用、标引原则和编排方式做了阐释和规定，归纳起来，主要有以下几个方面：一是凡学术期刊文章的文献标识码为A、B、C三类者，均应标注中文关键词，有英文摘要者，中、英文关键词要一一对应；二是每篇文章选用3～8个关键词，即关键词最少不能少于3个，最多不能超过8个，关键词之间用分号“；”隔开；三是关键词应尽可能选用主题词表中所提供的规范词；四是专业词表中明显漏选的新概念，以及表达新学科、新理论、新技术、新材料等新出现的概念，可用自由词作为关键词标出；五是专业词表中未收录的地区、人物、文献、产品等的名称和重要数据名称，可作为关键词标引。
由于在实际应用中，学术论文关键词的选取以自由词居多，因而这里所讨论的关键词的选取原则是针对自由词的选取而言。
1.所选取的关键词在概念上要与文章主题内容相符，不要扩大也不要缩小，应注重对主题内容的特指性，避免所选词概念的模糊或空泛，使其不能准确反映文章的核心内容。
2.关键词应选用专业性强并为人们所熟悉的词汇，避免选用与专业内容不甚相关的通用词。如“意义”、“影响”、“方法”、“对策”、“策略”、“分析”、“探讨”等。这些词并不具有实质意义，以这些词进行检索，会出现大量与论文主题无关的内容，使检索失去意义。
3.关键词应有适当的标引深度，应全面反映论文的主题内容。有些论文主题并非是单一性的，而是复合性的，具有多个主题。如有的既有主要主题，也有次要主题；既有显性主题，也有隐藏在内容中的隐性主题。因而，关键词应在规定的数量内依次分析表达出文章内容的全部主题，达到反映主题内容的全面性。
4.关键词必须是名词或名词性词组，非名词性词汇不能选作关键词。短语或缩略词除非已被社会或学科约定俗成而通用，一般也不能选作关键词。
5.关键词要有正确的排序，应主次分明，层层深入。表达同一范畴的概念和意义紧密相连的关键词，一般要相对集中，同一语义场中的几个关键词，上位词在前，下位词在后。反映论文研究目的、对象、范围、方法、过程等内容的关键词在前；反映研究结果、意义等的关键词在后。
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